Heeft u een belang van meer dan 25% in een onderneming? Dan is de kans groot, dat u zich als UBO dient te registreren. Hoe zit het precies?

Een nieuwe wettelijke registratieverplichting is op 27 september 2020 van kracht geworden voor een groot gedeelte van de in de Nederlandse Kamer van Koophandel ingeschreven rechtsvormen. Onder meer B.V.’s , N.V.’s, coöperaties, stichtingen, verenigingen, maatschappen VOF’s en CV’s en andere rechtsvormen dienen voortaan hun UBO (Ultimate Beneficial Owner) te registreren bij de Kamer van Koophandel. Niet registreren kan serieuze sancties met zich meebrengen.

Het UBO-register ligt in het verlengde van onze Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (WWFT) en komt voor uit de vierde EU anti-witwas richtlijn. Het is dan ook een Europese inspanning die in alle EU landen wordt gecodificeerd.

Wie wordt aangemerkt als UBO?

Elke registratieplichtige entiteit heeft tenminste één UBO.

• Een UBO is een natuurlijk persoon die direct of indirect een belang van tenminste 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang houdt;
• Een natuurlijk persoon die het voornoemde 25% belang via andere middelen houdt waardoor deze persoon eigendom of zeggenschap heeft over de entiteit, kwalificeert ook als een UBO;
• In het geval geen UBO’s kunnen worden geïdentificeerd (bij belangen minder dan 25%), moeten alle statutaire bestuurders worden geregistreerd als UBO.

Wat dient te worden geregistreerd en wie heeft toegang?

Een deel van de UBO-informatie zal openbaar toegankelijk zijn in het UBO-register dat onderdeel uitmaakt van het Nederlandse handelsregister van de Kamer van Koophandel. De identiteit van de raadplegers van het UBO-register wordt geregistreerd door de Kamer van Koophandel. UBO’s krijgen op verzoek inzicht in hoe vaak hun informatie is geraadpleegd.

Publiek toegankelijke UBO-informatie

• Voor- en achternaam;
• Geboortemaand en -jaar;
• Nationaliteit;
• Woonstaat; en
• Aard en omvang van het gehouden economisch belang van de UBO (gepresenteerd in bandbreedtes van meer dan 25% tot 50%, 50% tot 75% of 75% tot en met 100%).

Een ander deel van de informatie is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIE).

Niet publiek toegankelijke UBO-informatie

• Burgerservicenummer / buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• Geboortedag;
• Geboorteland en -plaats;
• Woonadres;
• Afschrift van geldig identiteitsdocument; en
• Afschrift van document(en) waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon wordt aangemerkt als UBO en waaruit de aard en de omvang van het door de UBO gehouden economisch belang blijkt.

Nu de Kamer van Koophandel de registratie van de UBO’s zal vastleggen en controleren, is zij bevoegd haar eigen richtlijnen uit te vaardigen betreffende de omvang en de aard van de aan te leveren documenten waarmee de registratie dient te worden onderbouwd. Vooralsnog is de omvang van deze aan te leveren documenten beperkt. Op basis van eerdere ervaringen met de Kamer van Koophandel aangaande soortgelijke processen, verwachten wij dat de Kamer van Koophandel meer documentatie zal opvragen naarmate de uiterlijke datum voor registratie dichtbij komt.

Teneinde het registratieproces zo eenvoudig mogelijk te houden, raden wij u aan om thans direct over te gaan tot registratie ook al heeft u hier tot 27 maart 2022 de tijd voor.

Mocht u meer willen weten over het UBO-register zoals bijvoorbeeld over de sancties wanneer niet aan de registratie wordt voldaan, klik dan hier.