We leven anno 2021 in het digitale tijdperk. Papier, eeuwenlang hét middel om gegevens vast te leggen, maakt meer en meer plaats voor meer vluchtige communicatiemiddelen zoals SMS, e-mail en WhatsApp. Wie kan er heden ten dage nog zonder? Wat u zich misschien niet realiseert is dat ook de fiscus niet zonder de op de moderne wijze gedeelde informatie kan.

Om te kunnen controleren of belastingplichtigen aan hun fiscale verplichtingen hebben voldaan is het voor de belastingdienst van belang dat zij toegang kunnen hebben tot de volledige administratie. Vandaar dat reeds sinds mensenheugenis in de wet is opgenomen dat zogenoemde administratieplichtigen (met name ondernemers en instellingen) verplicht zijn hun gehele administratie gedurende 7 jaar te bewaren.

Naar wij aannemen is dit voor niemand echt nieuws. Waar wij in de praktijk wel regelmatig tegenaan lopen is dat velen zich onvoldoende realiseren hoe deze bewaarplicht wordt ingevuld in het digitale tijdperk. Het begrip fiscale begrip administratie omvat namelijk ook de moderne communicatiemiddelen zoals e-mail en WhatsApp.

Steeds vaker komt het voor dat de belastingdienst een complete e-mailbox opvraagt. Dit was volgens  een recente uitspraak van de Rechtbank Gelderland ook aan de hand bij een boekenonderzoek bij een accountantskantoor. Verweer van het accountantskantoor dat de inhoud van de e-mailbox ook privéberichten en berichtenverkeer met klanten dat onder het verschoningsrecht viel omvatte mocht niet baten. Het werd de verantwoordelijkheid van de ondernemer geacht dat hij dergelijke e-mails netjes gescheiden archiveerde. Nu hij dat had nagelaten kon de belastingdienst deze informatie gewoon opvragen. Het is dus van belang dat ondernemers e-mailverkeer met hun accountant, adviseur of advocaat nauwgezet afzonderen in aparte mappen. En omgekeerd dienen accountants en adviseurs emailverkeer die hun eigen bedrijfsvoering betreft secuur af te zonderen van het mailverkeer met klanten.

Een andere omissie die wij nog wel eens tegenkomen is het wissen van oude mailarchieven (bijvoorbeeld om ruimte te maken op de server), of het wissen van de complete mailboxen van vertrokken medewerkers. Niet zelden ligt het initiatief hiervoor bij de ICT-afdeling, zonder dat men zich daar bewust is van de fiscale regelgeving. Het voortijdig wissen van e-mailhistorie is echter een schending van de bewaarplicht en kan forse consequenties hebben, zoals omkering van de bewijslast en in het ergste geval strafrechtelijke sancties.

En bedenk goed: het bovenstaande is ook van toepassing op de inhoud van WhatsApp-chats of andere communicatieproviders waarvan gebruik gemaakt wordt. En niet alleen de fiscus kan inzage verlangen, ook andere toezichthouders kunnen zich melden met een verzoek om inzage. Niet zo lang geleden heeft de Autoriteit Consument en Markt (ACM) aan een bedrijf een boete opgelegd van maar liefst € 1,84 miljoen omdat werknemers tijdens een inval hun Whatsapp-chats gegevens hadden gewist.

Wij adviseren dan ook om intern duidelijke richtlijnen op te stellen voor de omgang met het digitale deel van uw administratie.